3 Cara Sederhana untuk Membackup Zoho Mail ke Perangkat Anda

3 Software Terbaik untuk Melakukan backup Zoho Mail ke Perangkat Anda

backup zoho mail

Apakah Anda mencari cara andal untuk melakukan backup Zoho Mail ke perangkat Anda untuk mencegah hilangnya informasi penting? Kami telah mengumpulkan tiga software backup Zoho Mail terbaik dan menyiapkan sebuah panduan untuk membantu Anda memahami fitur-fiturnya.

Sebelum mempelajari langkah-langkahnya, mari kita lihat alasan mengapa backup email Zoho secara reguler merupakan hal yang bermanfaat.

Keuntungan dari Backup Zoho Mail

keuntungan backup zoho mail

Melakukan backup Zoho Mail secara reguler dapat memberikan beberapa manfaat, termasuk:

  • Mengamankan informasi sensitif– Menyimpan email di komputer Anda atau perangkat penyimpanan eksternal berarti melindungi data andai terjadi penghapusan yang tidak disengaja dan ancaman keamanan cyber seperti malware, virus, dan ransomware.
  • Mengosongkan ruang penyimpanan – Anda dapat menghapus email yang sudah dibackup dari penyimpanan Zoho untuk menambah ruang, sehingga Anda tidak perlu meningkatkan ke paket yang lebih mahal.
  • Mematuhi undang-undang dan peraturan – Membackup email bisnis dalam arsip yang aman diperlukan untuk kepatuhan hukum dan peraturan, karena undang-undang federal mewajibkan organisasi untuk menyimpan catatan korespondensi email.

Setelah Anda mengetahui alasan mengapa Anda harus melakukan backup Zoho Mail, maka sekarang saatnya untuk mempelajari untuk melakukannya. Berikut adalah tiga software teratas yang perlu dipertimbangkan. Semua software backup Zoho Mail di bawah ini sederhana dan mudah digunakan, hal yang berbeda hanyalah fitur manajemen email tambahan.

Cara ke-1. Melakukan backup Email dengan Zoho Mail

Klien desktop Zoho Mail Anda memiliki opsi backup email, jadi Anda tidak perlu mendownload software pihak ketiga. Berikut cara kerja backup email Zoho dengan fitur bawaannya:

  • Langkah ke-1: Buka klien desktop Zoho Mail dan klik ikon Pengaturan di panel sisi kanan.
backup email zoho bawaan
  • Langkah ke-2: Pilih Export History di bagian Import/Export Emails.
impor/ekspor untuk backup zoho mail
  • Langkah ke-3: Di bagian Eksport, pilih folder yang ingin Anda buat backupnya dari daftar drop-down, tentukan rentang tanggal, centang kotak Include subfolders dan tekan Eksport
backup zoho mail ke perangkat Anda
  • Langkah ke-4: Buka Inbox Anda, buka email baru dari Zoho Mail, dan klik tautan untuk mendownload folder yang diekspor sebagai file ZIP.

Fitur backup bawaan Zoho Mail ini cepat dan praktis. Namun, Anda tidak dapat melakukan backup pada email tertentu, Anda hanya dapat melakukannya pada folder meneyeluruh seperti Inbox dan Sent saja. Selain itu, Anda hanya dapat mengekspor 500 MB per sesi dan menyimpan email secara eksklusif dalam file EML. Software pihak ketiga berikut adalah alternatif yang lebih baik dengan fitur bagus seperti backup inkremental dan dukungan untuk berbagai format.

Cara ke-2. Backup Zoho Mail dengan Wondershare UBackit

Wondershare UBackit adalah manajer backup andal untuk Windows yang memungkinkan Anda untuk melakukan backup email, folder, file, partisi, disk, image disk, dan perangkat NAS serta mengkloning disk dan seluruh sistem. Selain itu, ia memungkinkan Anda untuk merestore file yang sudah Anda backup ke versi yang diinginkan.

Mulai Uji Coba Gratis Selama 1 Bulan

Anda dapat melakukan backup inkremental, real-time, dan terenkripsi serta menjadwalkan sesi backup harian, mingguan, bulanan, atau berkelanjutan. Namun, Anda harus menambahkan akun Zoho Mail Anda ke Outlook karena UBackit tidak dapat melakukan backup pada webmail. Inilah caranya:

  • Langkah ke-1: Buka Outlook dan buka File > Add Account untuk menghubungkan Outlook dengan Zoho Mail.
  • Langkah ke-2: Ketik alamat email Anda, klik Connect, berikan kata sandi, dan tekan Sign In.
  • Langkah ke-3: Setelah Anda melihat pesan “Account successfully added” di kotak dialog, klik Done.
  • Langkah ke-4: Sekarang, Anda dapat melakukan backup Zoho Mail dengan Wondershare UBackit. Setelah mendownload, menginstal, dan membuka program, buka Backup > Email Backup.
klik email backup
  • Langkah ke-2: Setelah semua file Outlook dan folder Zoho Mail yang terhubung muncul, centanglah kotak pada samping email yang ingin Anda backup dan klik Select.
pilih backup zoho mail
  • Langkah ke-3: Pilih tujuan backup yang diinginkan – disk lokal atau drive eksternal – dan klik tombol Backup.
pilih tujuan backup zoho mail
  • Langkah ke-4: Setelah proses selesai, Anda dapat menjadwalkan backup otomatis, menambahkan kata sandi untuk backup, mengganti nama folder backup, dan lain hal sebagainya.
menyelesaikan backup zoho mail
Mulai Uji Coba Gratis Selama 1 Bulan

Wondershare UBackit mungkin memerlukan koneksi Zoho Mail dengan Outlook, tapi hal ini idak akan memakan waktu lebih dari satu menit. Selain itu, fitur backup otomatisnya membuatnya menjadi lebih praktis dibandingkan fitur backup bawaan Zoho Mail, disamping itu, ia juga memiliki fungsi backup data tambahan, kloning, dan restore.

Cara ke-3. Backup Zoho Mail dengan Software Kernel IMAP Backup

Software Kernel IMAP Backup memungkinkan Anda untuk mengekspor Zoho Mail ke PST dan menyimpannya di perangkat apa pun. Ia mirip dengan Software SysTools Zoho Backup yang populer, tetapi ia mendukung lebih banyak format file dan menawarkan lisensi perusahaan dan teknisi dengan kotak surat tak terbatas.

Berikut adalah cara untuk melakukan backup Zoho Mail dengan Software Kernel IMAP Backup:

  • Langkah ke-1: Download, instal, dan buka aplikasi lalu klik Add.
backup zoho mail dengan kernel imap
  • Langkah ke-2: Ketik nama Zoho Mail Server (misalnya imap.zoho.com), alamat email dan kata sandi Zoho Anda, dan nomor port (993), lalu klik Add.
akun imap untuk backup zoho mail
  • Langkah ke-3: Setelah Kernel menambahkan kotak surat IMAP Zoho Mail Anda, klik Set Filter and Migrate.
filter untuk backup email zoho
  • Langkah ke-4: Pilih folder email yang ingin Anda backup, centang kotak yang sesuai, dan tentukan rentang tanggal. Anda dapat mengecualikan folder yang kosong dan terhapus, serta menyimpan email ke folder terpisah. Tekan tombol I am OK, Start Migration.
filter untuk mengekspor zoho mail ke pst
  • Langkah ke-5: Pilih PST untuk mengekspor Zoho Mail ke PST dan tekan OK.
ekspor zoho mail ke pst
  • Langkah ke-6: Pilih folder yang telah dibuat sebelumnya untuk menyimpan email Anda – atau klik Make New Folder untuk membuat yang baru – dan tekan OK.
folder backup email zoho
  • Langkah ke-7: Tunggu hingga proses selesai – mungkin memerlukan waktu yang cukup lama tergantung pada jumlah email Anda.
menunggu backup zoho mail
  • Langkah ke-8: Klik OK di kotak dialog setelah proses selesai.
backup zoho mail berhasil
  • Langkah ke-9: Klik OK lagi untuk menutup kotak dialog. Anda juga dapat memeriksa log migrasi dan menyimpan laporan ekspor ke CSV.
log migrasi backup email zoho

Software backup Zoho Mail ini sangat cocok digunakan untuk melakukan backup beberapa kotak surat IMAP, termasuk mengekspor Zoho Mail ke PST. Ia juga mendukung backup inkremental. Namun, versi uji cobanya hanya memungkinkan Anda untuk melakukan backup pada sepuluh item per folder.

Tip Bonus: Cara Mengelola Email Zoho Secara Efektif

backup dan manajemen email zoho

Mengatur kotak surat akan memudahkan pencarian email, membantu Anda menemukan pesan penting dengan cepat. Namun, mengelola email Anda hingga segalany tertata rapi sangat penting untuk menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

Berikut adalah beberapa tip penting untuk mengelola email Zoho Anda secara efektif:

  • Review email Anda sekali sehari – Meluangkan waktu untuk memeriksa email setiap hari akan membantu Anda menangani tugas-tugas mendesak dan memenuhi tenggat waktu. Gunakan prinsip 20/80 untuk memprioritaskan pesan, segera tindaklanjuti ketika terdapat sesuatu yang memerlukan perhatian khusus dan tunda tanggapan pada hal-hal yang tidak terlalu mendesak.
  • Filter pesan masuk dan keluar – Zoho Mail memungkinkan Anda untuk mengatur kondisi dan tindakan berdasarkan baris subjek, pengirim, penerima, lampiran, konten, waktu, dan prioritas. Contohnya, ia dapat secara otomatis menyimpan lampiran, menambahkan email ke tugas atau catatan, dan menunda, meneruskan, atau menyimpan pesan ke folder tertentu. Fitur penghemat waktu ini ideal untuk mengatur dan mengelola kotak surat Anda.
  • Atur pengingat untuk tindak lanjut – Sinkronkan Zoho Mail dengan kalender Anda agar Anda dapat mengatur pengingat untuk tindak lanjut penting. Anda juga dapat menjadwalkan email otomatis.
  • Buat template respons – Anda dapat menghemat waktu Anda dengan template email kustom untuk pengguna, tugas, atau departemen tertentu. Anda dapat meneruskan pesan yang sama secara otomatis ke beberapa penerima dengan satu klik.
  • Review kotak masuk Anda setiap hari – Rapikan kotak surat Anda – Hapus email lama yang tidak lagi Anda perlukan untuk menyederhanakan pencarian pesan yang relevan (dan mengosongkan penyimpanan). Zoho Mail memiliki fitur Scrub untuk menghapus dan mengarsipkan email dari pengirim tertentu.

Zoho Mail memiliki banyak fitur penting untuk mengatur dan mengelola email, jadi jelajahi semuanya untuk memaksimalkan produktivitas dan kinerja Anda.

Kesimpulan

Tip manajemen email di atas akan mencegah terjadinya kekacauan pada kotak surat Zoho Anda sehingga membuang waktu berharga Anda dan membuat pengiriman email menjadi tugas yang berat. Mereka akan membantu Anda untuk fokus pada hal-hal penting dan meningkatkan transparansi terkait backup Zoho Mail.

Anda dapat membackup pesan Zoho Mail dengan banyak software, namun Wondershare UBackit menawarkan metode tercepat dan ternyaman. Cobalah versi uji coba gratisnya, lihat cara kerjanya, dan putuskan apakah ia cocok untuk Anda.