4 Metode untuk Mengekspor PST dari Kotak Pesan Exchange Online (Office 365)

Panduan Bertahap untuk Mengekspor PST dari Office 365 (Exchange Online)

office 365 ekspor kotak pesan ke pst

Apakah Anda ingin menyimpan kotak surat Microsoft Office 365 atau Exchange Online Anda ke file PST (Personal Storage Table)? Banyak organisasi mengekspor arsip Exchange Online ke file PST untuk melakukan backup, migrasi, kepatuhan, atau alasan hukum secara rutin.

Panduan bertahap ini mencakup proses ekspor PST Office 365 (Exchange Online) menggunakan PowerShell, Software eDiscovery PST, dan Outlook serta memperkenalkan pro dan kontra dari software pihak ketiga. Sebelum kita memulai, mari kita tinjau manfaat mengekspor PST dari Office 365.

Manfaat Mengekspor Kotak Pesan dari Office 365 ke PST

Mengekspor PST dari kotak surat Office 365 memiliki berbagai manfaat, antara lain:

  • Keamanan – Kehilangan data dapat terjadi akibat ancaman keamanan cyber atau masalah lainnya, tetapi menyimpan kotak surat Anda ke drive lokal akan menjaga file Anda tetap aman.
  • Menghemat ruang penyimpanan – Memback up kotak surat Anda ke file PST lokal (yang memakan lebih sedikit memori) akan mengosongkan lebih banyak ruang di akun Exchange Online Anda (dengan asumsi Anda menghapusnya dari penyimpanan online). Anda akan menghemat ruang penyimpanan maupun uang.
  • Migrasi Email – Mengekspor kotak surat Anda menjadi file PST sangatlah ideal saat Anda pindah ke klien email atau komputer yang berbeda. Anda tidak perlu khawatir tentang komunikasi dan data yang hilang.
  • Masalah hukum dan kepatuhan – Setiap perusahaan harus melakukan backup dan mengarsipkan email serta data penting lainnya untuk mematuhi berbagai peraturan. Backup juga sangat penting saat menyediakan rekaman yang diperlukan selama tuntutan hukum atau perselisihan hukum lainnya.

Berikut ini adalah semua metode yang tersedia untuk mengekspor kotak pesan dari Office 365 atau Exchange Online ke PST.

Metode 1. Mengekspor PST dari Office 365 Menggunakan Alat eDiscovery PST

exchange online ediscovery alat ekspor pst

Jika Anda ingin mengirim kotak surat dari Exchange Online, alat eDiscovery Export PST merupakan salah satu opsi yang bisa dipertimbangkan. eDiscovery Export PST adalah fitur terintegrasi dari Microsoft Office 365 untuk mencari, mengumpulkan, dan menyimpan kotak surat dalam file PST.

Catatan: eDiscovery membatasi file PST yang diekspor hingga 10 GB. Anda dapat melampaui batas tersebut, dalam hal ini eDiscovery akan membagi file PST Anda menjadi beberapa file berukuran yang lebih kecil untuk menjamin kualitasnya. Selain itu, mengekspor file yang lebih besar meningkatkan risiko kerusakan file PST.

Berikut ini adalah cara mengekspor kotak pesan Office 365 ke PST menggunakan eDiscovery:

  1. Masuk ke Microsoft Purview Compliance Manager untuk mengatur izin pengguna dan peran untuk eDiscovery. Pilih Permissions di panel navigasi sebelah kiri, tekan Compliance center untuk memperluasnya, dan klik Roles.
    peran untuk mengekspor pst dari office 365
  2. Ketikkan "ediscovery" di bar pencarian agar Anda tidak perlu melakukan scroll ke bawah untuk mencarinya. Klik kotak centangnya untuk memilih eDiscovery Manager.
    mengaktifkan ediscovery untuk mengekspor pst dari office 365
  3. Lihat Assigned roles untuk memeriksa apakah tersedia opsi Export. Klik Edit role group untuk menambahkan peran Export jika diperlukan. Kemudian, klik Edit pada bagian eDiscovery Administrator untuk menambahkan akun admin sehingga Anda bisa mengekspor kotak surat Office 365 ke PST menggunakan eDiscovery. Klik Close.
    akun admin untuk mengekspor pst dari exchange online
  4. Arahkan ke Content Search di panel navigasi sebelah kiri, pilih tab Search , dan klik New search.
    content search untuk mengekspor pst dari exchange online
  5. Ketikkan nama kotak pesan Office 365 pada kotak Name dan klik Next.
    nama kotak pesan untuk mengekspor pst dari office 365
  6. Aktifkan tombol On di bagian Exchange mailboxes. Pada bagian Included, klik Choose users, groups, or teams.
    lokasi untuk mengekspor pst dari office 365
  7. Ketikkan nama kotak pesan Office 365 pada kotak pencarian Exchange mailboxes.
    pencarian kotak pesan untuk mengekspor pst dari exchange online
  8. Setelah kotak pesannya muncul, klik kotak centangnya dan tekan Done.
    kotak pesan untuk mengekspor pst dari exchange online
  9. Dan Anda sudah selesai untuk bagian Locations, jadi klik Next.
    lokasi untuk mengekspor pst dari office 365
  10. Lewati bagian Conditions jika Anda ingin mengekspor keseluruhan kotak surat. Sebaliknya, cari data spesifik dengan menambahkan kata kunci relevan, bahasa kueri, dan kondisi seperti jenis file, tanggal, ukuran, subjek, dan sebagainya. Klik Next.
    persyaratan untuk mengekspor pst dari office 365
  11. Review pencarian konten Anda, edit jika diperlukan, dan klik Submit.
    cari review untuk mengekspor pst dari office 365
  12. Setelah Anda melihat jendela berikutnya, klik Done.
    content search untuk mengekspor pst dari exchange online
  13. Arahkan ke Content search di panel navigasi sebelah kiri Compliance Manager dan klik kotak surat baru Anda.
    kotak pesan untuk mengekspor pst dari office 365
  14. Anda akan melihat ringkasan, status yang menunjukkan pencarian selesai, dan menu drop-down Actions.
    mengekspor pst dari ringkasan exchange online
  15. Klik Actions dan pilih Export results dari daftar drop-down.
    mengekspor arsip exchange online ke pst
  16. Pilih hasil pencarian yang diinginkan dari tiga Output options dan pilih cara mengekspor konten Exchange ke PST. Kami menyarankan untuk tetap menggunakan pengaturan default One PST file for each mailbox karena itu adalah opsi yang paling praktis. Klik Export.
    langkah terakhir untuk mengekspor pst dari office 365
  17. Kembali ke Content search dan arahkan ke tab Export untuk melakukan download kotak surat ekspor Office 365 Anda ke file PST. Klik kotak pesan yang dibuat.
    exchange online ediscovery ekspor ke pst
  18. Pada bagian Export key, klik Copy to clipboard karena Anda akan membutuhkan kunci untuk menginstal Alat Ekspor eDiscovery Microsoft Office 365. Tekan Download results.
    exchange online ediscovery ekspor key pst
  19. Anda akan mendapatkan peringatan jika Anda tidak menggunakan Internet Explorer atau Microsoft Edge. Dapatkan ekstensi ClickOnce dari Microsoft jika Anda tidak ingin beralih ke browser web yang didukung. Setelah semuanya beres, klik Download results lagi. Sebuah jendela yang bertanya apakah Anda ingin membuka file tersebut akan muncul, jadi klik Open.
    exchange online ediscovery peringatan ekspor pst
  20. Peringatan keamanan yang bertanya apakah Anda ingin menginstal Alat Ekspor eDiscovery akan muncul. Klik Install untuk memulai prosesnya.
    menginstal alat ekspor kotak pesan office 365
  21. eDiscovery akan terbuka setelah proses instalasinya selesai. Tempelkan key ekspor yang telah Anda salin ke clipboard, pilih tempat untuk mendownload kotak pesan Office 365, dan klik Start.
    mengekspor kotak pesan office 365 ke pst menggunakan ediscovery
  22. Anda mungkin perlu menunggu beberapa saat untuk mendownload kotak pesan Office 365. Klik Close setelah proses downloadnya selesai.
    mengekspor kotak pesan office 365 ke pst menggunakan ediscovery

Itu saja! Proses mengekspor PST dari Office 365 menggunakan eDiscovery membutuhkan waktu, tetapi hasilnya sangat memuaskan. Kini kotak surat Anda sudah ada di komputer dan tersedia lebih banyak ruang di server email Anda.

Metode ke-2. Mengekspor Kotak Pesan Office 365 ke PST dengan Outlook

mengekspor kotak pesan office 365 ke pst dengan outlook

Microsoft Outlook adalah software lain untuk mengakses email Exchange Online dan mengekspor kotak surat Office 365 ke PST. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menggunakannya:

  1. Buka aplikasi Outlook di komputer Anda.
  2. Buka File > Add Account untuk menambahkan kotak pesan Office 365 Anda di Outlook.
  3. Jika Anda menggunakan Outlook 2003 atau 2010, ketikkan nama Anda, alamat email, dan kata kunci, dan klik Next > OK > Finish. Anda hanya perlu memasukkan alamat email pada versi yang lebih baru dan klik Connect.
  4. Buka File > Open & Export dan pilih opsi Import/Export.
    outlook office 365 ekspor kotak pesan ke pst
  5. Pilih Export to a file pada kotak dialog dan klik Next.
    mengekspor kotak pesan office 365 ke pst dengan outlook
  6. Klik opsi Outlook Data File (.pst) dan tekan Next.
    office 365 ekspor kotak pesan ke file pst
  7. Pilih folder kotak pesan Office 365 yang ingin Anda ekspor, centang kotak Include subfolders, dan klik Next.
    office 365 ekspor kotak pesan ke folder pst
  8. Pilih lokasi untuk mengekspor file PST, pilih opsi yang diinginkan terkait duplikat, dan tekan Finish.
    menyimpan office 365 mengekspor kotak pesan ke pst
  9. Outlook akan meminta Anda untuk membuat kata sandi opsional untuk file PST Anda. Baik Anda menambahkannya atau mengklik Cancel, proses ekspornya akan dimulai dan akan menyimpan kotak surat yang Anda inginkan ke PC Anda dengan cepat.
    office 365 mengekpor kotak pesan ke kata sandi pst

Inilah cara mengekspor kotak pesan Office 365 Anda ke PST dengan Outlook. Cara ini adalah cara yang paling mudah untuk melakukannya, karena tidak memerlukan keahlian teknis.

Metode ke-3. Mengekspor Kotak Pesan Office 365 ke PST Menggunakan PowerShell

exchange online mengekspor kotak pesan ke pst powershell

PowerShell PowerShell merupakan program Microsoft untuk melakukan otomatisasi dan konfigurasi tugas dalam sistem Windows menggunakan bahasa skripnya. Software ini memiliki command-line interface (CLI) yang membutuhkan penggunaan perintah-perintah spesifik - cmdlets (command-lets) - untuk melakukan berbagai tindakan seperti mengekspor kotak surat Exchange Online.

Anda dapat mengekspor kotak surat O365 ke PST dengan PowerShell dengan cepat. Proses mengekspor kotak surat Exchange Online ke PST dengan PowerShell membutuhkan keahlian teknis, tetapi panduan bertahap berikut ini akan membantu Anda melakukannya tanpa masalah.

  1. Buka PowerShell di PC Windows Anda dengan menekan tombol Windows + R untuk membuka kotak dialog Run dialog box. Kemudian, ketikkan PowerShell dan tekan Enter.
  2. Ketikkan cmdlet berikut dan tekan Enter untuk menjalankannya:
    $UserCredential = Get-Credential
  3. Masukkan nama pengguna dan kata sandi akun admin Microsoft Anda pada kotak dialog.
  4. Jalankan cmdlet berikut:
    $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUrl https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
  5. Selanjutnya, jalankan cmdlet ini:
    Import-PSSession $Session
  6. Setelah menghubungkan koneksi yang diperlukan, jalankan perintah berikut untuk mendapatkan hak akses ke kotak surat yang diinginkan (masukkan alamat email yang benar di dalam tanda kutip):
    Add-MailboxPermission -User “your email address” -Identity “target mailbox address” -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
  7. Masuk ke Outlook menggunakan alamat email Anda dan tunggu hingga alamat kotak surat target muncul di panel navigasi sebelah kiri.
  8. Buka File > Info Page > Account Settings.
  9. Pilih Account Settings, klik akun Exchange Online pada tab Email tab, pilih Change, dan centang kotak Use Cached Exchange Mode untuk mengaktifkannya.
  10. Ekspor kotak suratnya ke PST menggunakan opsi Import/Export di Outlook (langkah-langkah 4–9 pada bagian di atas).
  11. Setelah ekspor PST Exchange Online Anda dengan PowerShell dan Outlook selesai, hapus hak akses dalam PowerShell dengan cmdlet berikut (masukkan alamat email yang benar di dalam tanda kutip):
    Remove-MailboxPermission -User “your email address” -Identity “exported mailbox address” -AccessRights FullAccess
  12. Langkah terakhirnya adalah mengakhiri sesi PowerShell dengan cmdlet berikut: Remove-PSSession $Session

Itu saja! Meskipun terlihat rumit, Anda akan mencapai tujuan Anda dalam waktu singkat dengan menggunakan panduan PowerShell ini.

Metode ke-4. Mengekspor Kotak Pesan Office 365 ke PST Menggunakan Software Ekspor PST Pihak Ketiga

Anda dapat menggunakan banyak software ekspor kotak surat Office 365 pihak ketiga, seperti SysTools Office 365 Export Software, Stellar Converter untuk Office 365, dan CloudAlly Backup untuk Microsoft Exchange. Namun, meskipun tiga solusi Microsoft di atas mungkin lebih baik, software-software tersebut membutuhkan lebih banyak usaha.

Berikut ini adalah pro dan kontra dari software ekspor PST pihak ketiga untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat.

Pro

Pengeksporan yang cepat dan otomatis

Backup dalam beberapa format file

Pengeksporan massal

Pemisahan file PST untuk manajemen yang mudah

Tidak ada persyaratan pengetahuan teknis

Kontra

Software berbayar

Fitur gratis yang terbatas

Software versi lengkap biasanya mahal

Kekurangannya mungkin lebih sedikit dan tidak terlalu menjadi halangan, tetapi metode manual di atas (meskipun lebih kompleks) tersedia secara gratis. Anda kini tidak memerlukan alat eksternal karena Anda sudah memiliki panduan yang lengkap ini untuk menggunakan solusi yang tersedia dari Microsoft.

Metode 5. Backup Kotak Pesan Office 365 Anda ke PST Secara Otomatis [Direkomendasikan]

backup kotak pesan office 365 ke pst secara otomatis

Anda dapat melakukan back up kotak pesan Office 365 ke PST menggunakan PowerShell, Outlook, atau eDiscovery, tetapi alat tersebut tidak akan menyimpan data secara real-time. Alat-alat ini tidak mendukung pengeksporan otomatis. Wondershare UBackit dapat menjadi solusi utama Anda untuk masalah tersebut sehingga membantu Anda melakukan backup file dengan mudah.

wondershare ubackit

Wondershare UBackit - Software Backup Email Anda yang Andal

Back up email ke hard drive lokal atau perangkat penyimpanan eksternal dengan efektif, aman, dan menyeluruh.

Menyediakan backup otomatis untuk melakukan back up file email Anda setiap hari, mingguan, bulanan, atau tanpa henti.

Tetapkan kata sandi untuk melindungi backup Anda sehingga dapat menjaga kerahasiaan jika data Anda dicuri, hilang, atau terancam.

Pilih drive, folder, atau jenis file mana yang akan dicari dan direcover.

Mendukung backup inkremental yang hanya menyimpan perubahan yang terjadi pada file Anda sejak backup terakhir sehingga mengurangi durasi backup dan menghemat ruang penyimpanan.

Berikut ini adalah cara back up kotak surat Office 365 ke PST secara rutin dengan UBackit:

  1. Buka Outlook dan masuk ke akun Office 365 Anda. Buka File > Add Account jika Anda belum menghubungkan O365 Anda dengan Outlook.
  2. Download, instal, dan buka UBackit. Klik Backup pada panel navigasi bagian kiri dan pilih Email Backup.
    pilih opsi email backup
  3. UBackit secara otomatis akan mencari dan menampilkan file PST email yang tersedia. Untuk melanjutkan proses backup, cukup centang kotak di samping akun email yang diinginkan dan klik Select.
    pilih file office 365 untuk backup
  4. Pilih tujuannya untuk melakukan back up file PST Office 365 Anda dan klik Backup. Anda dapat memilih untuk melakukan back up file Anda secara lokal, ke drive eksternal, atau ke server NAS.
    pilih destinasi backup
  5. Ubackit bisa menyelesaikan proses backup hanya dalam hitungan detik. Setelah itu, Anda dapat menuju ke bagian backup manager dan menggunakan ikon Schedule untuk mengatur backup otomatis setiap hari, mingguan, bulanan, atau bahkan tanpa-henti sesuai dengan spesifikasi Anda.
    mengatur backup file pst otomatis
  6. Jika Anda mau, Anda dapat mengklik ikon Backup untuk memperbarui file PST Office 365 Anda kapan pun.
    memperbarui file pst office 365

Kesimpulan

Mengekspor PST dari kotak surat Office 365 mungkin terlihat kompleks setelah panduan panjang ini, tetapi langkah-langkah di atas adalah langkah terbaik untuk melakukan proses back up email Anda. Simpan panduan ini untuk digunakan sebagai referensi di masa depan, dan atur jadwal backup rutin menggunakan Wondershare UBackit untuk mencegah kehilangan korespondensi penting.

Anda Mungkin Berminat