Apakah Anda ingin menyimpan kotak surat Microsoft Office 365 atau Exchange Online Anda ke file PST (Personal Storage Table)? Banyak organisasi mengekspor arsip Exchange Online ke file PST untuk melakukan backup, migrasi, kepatuhan, atau alasan hukum secara rutin.
Panduan bertahap ini mencakup proses ekspor PST Office 365 (Exchange Online) menggunakan PowerShell, Software eDiscovery PST, dan Outlook serta memperkenalkan pro dan kontra dari software pihak ketiga. Sebelum kita memulai, mari kita tinjau manfaat mengekspor PST dari Office 365.
Pada artikel ini
Manfaat Mengekspor Kotak Pesan dari Office 365 ke PST
Mengekspor PST dari kotak surat Office 365 memiliki berbagai manfaat, antara lain:
- Keamanan – Kehilangan data dapat terjadi akibat ancaman keamanan cyber atau masalah lainnya, tetapi menyimpan kotak surat Anda ke drive lokal akan menjaga file Anda tetap aman.
- Menghemat ruang penyimpanan – Memback up kotak surat Anda ke file PST lokal (yang memakan lebih sedikit memori) akan mengosongkan lebih banyak ruang di akun Exchange Online Anda (dengan asumsi Anda menghapusnya dari penyimpanan online). Anda akan menghemat ruang penyimpanan maupun uang.
- Migrasi Email – Mengekspor kotak surat Anda menjadi file PST sangatlah ideal saat Anda pindah ke klien email atau komputer yang berbeda. Anda tidak perlu khawatir tentang komunikasi dan data yang hilang.
- Masalah hukum dan kepatuhan – Setiap perusahaan harus melakukan backup dan mengarsipkan email serta data penting lainnya untuk mematuhi berbagai peraturan. Backup juga sangat penting saat menyediakan rekaman yang diperlukan selama tuntutan hukum atau perselisihan hukum lainnya.
Berikut ini adalah semua metode yang tersedia untuk mengekspor kotak pesan dari Office 365 atau Exchange Online ke PST.
Metode 1. Mengekspor PST dari Office 365 Menggunakan Alat eDiscovery PST
Jika Anda ingin mengirim kotak surat dari Exchange Online, alat eDiscovery Export PST merupakan salah satu opsi yang bisa dipertimbangkan. eDiscovery Export PST adalah fitur terintegrasi dari Microsoft Office 365 untuk mencari, mengumpulkan, dan menyimpan kotak surat dalam file PST.
Catatan: eDiscovery membatasi file PST yang diekspor hingga 10 GB. Anda dapat melampaui batas tersebut, dalam hal ini eDiscovery akan membagi file PST Anda menjadi beberapa file berukuran yang lebih kecil untuk menjamin kualitasnya. Selain itu, mengekspor file yang lebih besar meningkatkan risiko kerusakan file PST.
Berikut ini adalah cara mengekspor kotak pesan Office 365 ke PST menggunakan eDiscovery:
- Masuk ke Microsoft Purview Compliance Manager untuk mengatur izin pengguna dan peran untuk eDiscovery. Pilih Permissions di panel navigasi sebelah kiri, tekan Compliance center untuk memperluasnya, dan klik Roles.
- Ketikkan "ediscovery" di bar pencarian agar Anda tidak perlu melakukan scroll ke bawah untuk mencarinya. Klik kotak centangnya untuk memilih eDiscovery Manager.
- Lihat Assigned roles untuk memeriksa apakah tersedia opsi Export. Klik Edit role group untuk menambahkan peran Export jika diperlukan. Kemudian, klik Edit pada bagian eDiscovery Administrator untuk menambahkan akun admin sehingga Anda bisa mengekspor kotak surat Office 365 ke PST menggunakan eDiscovery. Klik Close.
- Arahkan ke Content Search di panel navigasi sebelah kiri, pilih tab Search , dan klik New search.
- Ketikkan nama kotak pesan Office 365 pada kotak Name dan klik Next.
- Aktifkan tombol On di bagian Exchange mailboxes. Pada bagian Included, klik Choose users, groups, or teams.
- Ketikkan nama kotak pesan Office 365 pada kotak pencarian Exchange mailboxes.
- Setelah kotak pesannya muncul, klik kotak centangnya dan tekan Done.
- Dan Anda sudah selesai untuk bagian Locations, jadi klik Next.
- Lewati bagian Conditions jika Anda ingin mengekspor keseluruhan kotak surat. Sebaliknya, cari data spesifik dengan menambahkan kata kunci relevan, bahasa kueri, dan kondisi seperti jenis file, tanggal, ukuran, subjek, dan sebagainya. Klik Next.
- Review pencarian konten Anda, edit jika diperlukan, dan klik Submit.
- Setelah Anda melihat jendela berikutnya, klik Done.
- Arahkan ke Content search di panel navigasi sebelah kiri Compliance Manager dan klik kotak surat baru Anda.
- Anda akan melihat ringkasan, status yang menunjukkan pencarian selesai, dan menu drop-down Actions.
- Klik Actions dan pilih Export results dari daftar drop-down.
- Pilih hasil pencarian yang diinginkan dari tiga Output options dan pilih cara mengekspor konten Exchange ke PST. Kami menyarankan untuk tetap menggunakan pengaturan default One PST file for each mailbox karena itu adalah opsi yang paling praktis. Klik Export.
- Kembali ke Content search dan arahkan ke tab Export untuk melakukan download kotak surat ekspor Office 365 Anda ke file PST. Klik kotak pesan yang dibuat.
- Pada bagian Export key, klik Copy to clipboard karena Anda akan membutuhkan kunci untuk menginstal Alat Ekspor eDiscovery Microsoft Office 365. Tekan Download results.
- Anda akan mendapatkan peringatan jika Anda tidak menggunakan Internet Explorer atau Microsoft Edge. Dapatkan ekstensi ClickOnce dari Microsoft jika Anda tidak ingin beralih ke browser web yang didukung. Setelah semuanya beres, klik Download results lagi. Sebuah jendela yang bertanya apakah Anda ingin membuka file tersebut akan muncul, jadi klik Open.
- Peringatan keamanan yang bertanya apakah Anda ingin menginstal Alat Ekspor eDiscovery akan muncul. Klik Install untuk memulai prosesnya.
- eDiscovery akan terbuka setelah proses instalasinya selesai. Tempelkan key ekspor yang telah Anda salin ke clipboard, pilih tempat untuk mendownload kotak pesan Office 365, dan klik Start.
- Anda mungkin perlu menunggu beberapa saat untuk mendownload kotak pesan Office 365. Klik Close setelah proses downloadnya selesai.
Itu saja! Proses mengekspor PST dari Office 365 menggunakan eDiscovery membutuhkan waktu, tetapi hasilnya sangat memuaskan. Kini kotak surat Anda sudah ada di komputer dan tersedia lebih banyak ruang di server email Anda.
Metode ke-2. Mengekspor Kotak Pesan Office 365 ke PST dengan Outlook
Microsoft Outlook adalah software lain untuk mengakses email Exchange Online dan mengekspor kotak surat Office 365 ke PST. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menggunakannya:
- Buka aplikasi Outlook di komputer Anda.
- Buka File > Add Account untuk menambahkan kotak pesan Office 365 Anda di Outlook.
- Jika Anda menggunakan Outlook 2003 atau 2010, ketikkan nama Anda, alamat email, dan kata kunci, dan klik Next > OK > Finish. Anda hanya perlu memasukkan alamat email pada versi yang lebih baru dan klik Connect.
- Buka File > Open & Export dan pilih opsi Import/Export.
- Pilih Export to a file pada kotak dialog dan klik Next.
- Klik opsi Outlook Data File (.pst) dan tekan Next.
- Pilih folder kotak pesan Office 365 yang ingin Anda ekspor, centang kotak Include subfolders, dan klik Next.
- Pilih lokasi untuk mengekspor file PST, pilih opsi yang diinginkan terkait duplikat, dan tekan Finish.
- Outlook akan meminta Anda untuk membuat kata sandi opsional untuk file PST Anda. Baik Anda menambahkannya atau mengklik Cancel, proses ekspornya akan dimulai dan akan menyimpan kotak surat yang Anda inginkan ke PC Anda dengan cepat.
Inilah cara mengekspor kotak pesan Office 365 Anda ke PST dengan Outlook. Cara ini adalah cara yang paling mudah untuk melakukannya, karena tidak memerlukan keahlian teknis.
Metode ke-3. Mengekspor Kotak Pesan Office 365 ke PST Menggunakan PowerShell
PowerShell PowerShell merupakan program Microsoft untuk melakukan otomatisasi dan konfigurasi tugas dalam sistem Windows menggunakan bahasa skripnya. Software ini memiliki command-line interface (CLI) yang membutuhkan penggunaan perintah-perintah spesifik - cmdlets (command-lets) - untuk melakukan berbagai tindakan seperti mengekspor kotak surat Exchange Online.
Anda dapat mengekspor kotak surat O365 ke PST dengan PowerShell dengan cepat. Proses mengekspor kotak surat Exchange Online ke PST dengan PowerShell membutuhkan keahlian teknis, tetapi panduan bertahap berikut ini akan membantu Anda melakukannya tanpa masalah.
- Buka PowerShell di PC Windows Anda dengan menekan tombol Windows + R untuk membuka kotak dialog Run dialog box. Kemudian, ketikkan PowerShell dan tekan Enter.
- Ketikkan cmdlet berikut dan tekan Enter untuk menjalankannya:
$UserCredential = Get-Credential - Masukkan nama pengguna dan kata sandi akun admin Microsoft Anda pada kotak dialog.
- Jalankan cmdlet berikut:
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUrl https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection - Selanjutnya, jalankan cmdlet ini:
Import-PSSession $Session - Setelah menghubungkan koneksi yang diperlukan, jalankan perintah berikut untuk mendapatkan hak akses ke kotak surat yang diinginkan (masukkan alamat email yang benar di dalam tanda kutip):
Add-MailboxPermission -User “your email address” -Identity “target mailbox address” -AccessRights FullAccess -InheritanceType All - Masuk ke Outlook menggunakan alamat email Anda dan tunggu hingga alamat kotak surat target muncul di panel navigasi sebelah kiri.
- Buka File > Info Page > Account Settings.
- Pilih Account Settings, klik akun Exchange Online pada tab Email tab, pilih Change, dan centang kotak Use Cached Exchange Mode untuk mengaktifkannya.
- Ekspor kotak suratnya ke PST menggunakan opsi Import/Export di Outlook (langkah-langkah 4–9 pada bagian di atas).
- Setelah ekspor PST Exchange Online Anda dengan PowerShell dan Outlook selesai, hapus hak akses dalam PowerShell dengan cmdlet berikut (masukkan alamat email yang benar di dalam tanda kutip):
Remove-MailboxPermission -User “your email address” -Identity “exported mailbox address” -AccessRights FullAccess - Langkah terakhirnya adalah mengakhiri sesi PowerShell dengan cmdlet berikut:
Remove-PSSession $Session
Itu saja! Meskipun terlihat rumit, Anda akan mencapai tujuan Anda dalam waktu singkat dengan menggunakan panduan PowerShell ini.
Metode ke-4. Mengekspor Kotak Pesan Office 365 ke PST Menggunakan Software Ekspor PST Pihak Ketiga
Anda dapat menggunakan banyak software ekspor kotak surat Office 365 pihak ketiga, seperti SysTools Office 365 Export Software, Stellar Converter untuk Office 365, dan CloudAlly Backup untuk Microsoft Exchange. Namun, meskipun tiga solusi Microsoft di atas mungkin lebih baik, software-software tersebut membutuhkan lebih banyak usaha.
Berikut ini adalah pro dan kontra dari software ekspor PST pihak ketiga untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat.
Pro
Pengeksporan yang cepat dan otomatis
Backup dalam beberapa format file
Pengeksporan massal
Pemisahan file PST untuk manajemen yang mudah
Tidak ada persyaratan pengetahuan teknis
Kontra
Software berbayar
Fitur gratis yang terbatas
Software versi lengkap biasanya mahal
Kekurangannya mungkin lebih sedikit dan tidak terlalu menjadi halangan, tetapi metode manual di atas (meskipun lebih kompleks) tersedia secara gratis. Anda kini tidak memerlukan alat eksternal karena Anda sudah memiliki panduan yang lengkap ini untuk menggunakan solusi yang tersedia dari Microsoft.
Metode 5. Backup Kotak Pesan Office 365 Anda ke PST Secara Otomatis [Direkomendasikan]
Anda dapat melakukan back up kotak pesan Office 365 ke PST menggunakan PowerShell, Outlook, atau eDiscovery, tetapi alat tersebut tidak akan menyimpan data secara real-time. Alat-alat ini tidak mendukung pengeksporan otomatis. Wondershare UBackit dapat menjadi solusi utama Anda untuk masalah tersebut sehingga membantu Anda melakukan backup file dengan mudah.
Wondershare UBackit - Software Backup Email Anda yang Andal
Back up email ke hard drive lokal atau perangkat penyimpanan eksternal dengan efektif, aman, dan menyeluruh.
Menyediakan backup otomatis untuk melakukan back up file email Anda setiap hari, mingguan, bulanan, atau tanpa henti.
Tetapkan kata sandi untuk melindungi backup Anda sehingga dapat menjaga kerahasiaan jika data Anda dicuri, hilang, atau terancam.
Pilih drive, folder, atau jenis file mana yang akan dicari dan direcover.
Mendukung backup inkremental yang hanya menyimpan perubahan yang terjadi pada file Anda sejak backup terakhir sehingga mengurangi durasi backup dan menghemat ruang penyimpanan.
Berikut ini adalah cara back up kotak surat Office 365 ke PST secara rutin dengan UBackit:
- Buka Outlook dan masuk ke akun Office 365 Anda. Buka File > Add Account jika Anda belum menghubungkan O365 Anda dengan Outlook.
- Download, instal, dan buka UBackit. Klik Backup pada panel navigasi bagian kiri dan pilih Email Backup.
- UBackit secara otomatis akan mencari dan menampilkan file PST email yang tersedia. Untuk melanjutkan proses backup, cukup centang kotak di samping akun email yang diinginkan dan klik Select.
- Pilih tujuannya untuk melakukan back up file PST Office 365 Anda dan klik Backup. Anda dapat memilih untuk melakukan back up file Anda secara lokal, ke drive eksternal, atau ke server NAS.
- Ubackit bisa menyelesaikan proses backup hanya dalam hitungan detik. Setelah itu, Anda dapat menuju ke bagian backup manager dan menggunakan ikon Schedule untuk mengatur backup otomatis setiap hari, mingguan, bulanan, atau bahkan tanpa-henti sesuai dengan spesifikasi Anda.
- Jika Anda mau, Anda dapat mengklik ikon Backup untuk memperbarui file PST Office 365 Anda kapan pun.
Kesimpulan
Mengekspor PST dari kotak surat Office 365 mungkin terlihat kompleks setelah panduan panjang ini, tetapi langkah-langkah di atas adalah langkah terbaik untuk melakukan proses back up email Anda. Simpan panduan ini untuk digunakan sebagai referensi di masa depan, dan atur jadwal backup rutin menggunakan Wondershare UBackit untuk mencegah kehilangan korespondensi penting.