Apakah Anda ingin menyimpan kotak surat Microsoft Office 365 atau Exchange Online Anda ke file PST (Personal Storage Table)? Banyak organisasi mengekspor arsip Exchange Online ke file PST untuk melakukan backup, migrasi, kepatuhan, atau alasan hukum secara rutin.
Panduan bertahap ini mencakup proses ekspor PST Office 365 (Exchange Online) menggunakan PowerShell, Software eDiscovery PST, dan Outlook serta memperkenalkan pro dan kontra dari software pihak ketiga. Sebelum kita memulai, mari kita tinjau manfaat mengekspor PST dari Office 365.
Mengekspor PST dari kotak surat Office 365 memiliki berbagai manfaat, antara lain:
Berikut ini adalah semua metode yang tersedia untuk mengekspor kotak pesan dari Office 365 atau Exchange Online ke PST.
Jika Anda ingin mengirim kotak surat dari Exchange Online, alat eDiscovery Export PST merupakan salah satu opsi yang bisa dipertimbangkan. eDiscovery Export PST adalah fitur terintegrasi dari Microsoft Office 365 untuk mencari, mengumpulkan, dan menyimpan kotak surat dalam file PST.
Catatan: eDiscovery membatasi file PST yang diekspor hingga 10 GB. Anda dapat melampaui batas tersebut, dalam hal ini eDiscovery akan membagi file PST Anda menjadi beberapa file berukuran yang lebih kecil untuk menjamin kualitasnya. Selain itu, mengekspor file yang lebih besar meningkatkan risiko kerusakan file PST.
Berikut ini adalah cara mengekspor kotak pesan Office 365 ke PST menggunakan eDiscovery:
Itu saja! Proses mengekspor PST dari Office 365 menggunakan eDiscovery membutuhkan waktu, tetapi hasilnya sangat memuaskan. Kini kotak surat Anda sudah ada di komputer dan tersedia lebih banyak ruang di server email Anda.
Microsoft Outlook adalah software lain untuk mengakses email Exchange Online dan mengekspor kotak surat Office 365 ke PST. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menggunakannya:
Inilah cara mengekspor kotak pesan Office 365 Anda ke PST dengan Outlook. Cara ini adalah cara yang paling mudah untuk melakukannya, karena tidak memerlukan keahlian teknis.
PowerShell PowerShell merupakan program Microsoft untuk melakukan otomatisasi dan konfigurasi tugas dalam sistem Windows menggunakan bahasa skripnya. Software ini memiliki command-line interface (CLI) yang membutuhkan penggunaan perintah-perintah spesifik - cmdlets (command-lets) - untuk melakukan berbagai tindakan seperti mengekspor kotak surat Exchange Online.
Anda dapat mengekspor kotak surat O365 ke PST dengan PowerShell dengan cepat. Proses mengekspor kotak surat Exchange Online ke PST dengan PowerShell membutuhkan keahlian teknis, tetapi panduan bertahap berikut ini akan membantu Anda melakukannya tanpa masalah.
$UserCredential = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUrl https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session
Add-MailboxPermission -User “your email address” -Identity “target mailbox address” -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
Remove-MailboxPermission -User “your email address” -Identity “exported mailbox address” -AccessRights FullAccess
Remove-PSSession $Session
Itu saja! Meskipun terlihat rumit, Anda akan mencapai tujuan Anda dalam waktu singkat dengan menggunakan panduan PowerShell ini.
Anda dapat menggunakan banyak software ekspor kotak surat Office 365 pihak ketiga, seperti SysTools Office 365 Export Software, Stellar Converter untuk Office 365, dan CloudAlly Backup untuk Microsoft Exchange. Namun, meskipun tiga solusi Microsoft di atas mungkin lebih baik, software-software tersebut membutuhkan lebih banyak usaha.
Berikut ini adalah pro dan kontra dari software ekspor PST pihak ketiga untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat.
Pengeksporan yang cepat dan otomatis
Backup dalam beberapa format file
Pengeksporan massal
Pemisahan file PST untuk manajemen yang mudah
Tidak ada persyaratan pengetahuan teknis
Software berbayar
Fitur gratis yang terbatas
Software versi lengkap biasanya mahal
Kekurangannya mungkin lebih sedikit dan tidak terlalu menjadi halangan, tetapi metode manual di atas (meskipun lebih kompleks) tersedia secara gratis. Anda kini tidak memerlukan alat eksternal karena Anda sudah memiliki panduan yang lengkap ini untuk menggunakan solusi yang tersedia dari Microsoft.
Anda dapat melakukan back up kotak pesan Office 365 ke PST menggunakan PowerShell, Outlook, atau eDiscovery, tetapi alat tersebut tidak akan menyimpan data secara real-time. Alat-alat ini tidak mendukung pengeksporan otomatis. Wondershare UBackit dapat menjadi solusi utama Anda untuk masalah tersebut sehingga membantu Anda melakukan backup file dengan mudah.
Back up email ke hard drive lokal atau perangkat penyimpanan eksternal dengan efektif, aman, dan menyeluruh.
Menyediakan backup otomatis untuk melakukan back up file email Anda setiap hari, mingguan, bulanan, atau tanpa henti.
Tetapkan kata sandi untuk melindungi backup Anda sehingga dapat menjaga kerahasiaan jika data Anda dicuri, hilang, atau terancam.
Pilih drive, folder, atau jenis file mana yang akan dicari dan direcover.
Mendukung backup inkremental yang hanya menyimpan perubahan yang terjadi pada file Anda sejak backup terakhir sehingga mengurangi durasi backup dan menghemat ruang penyimpanan.
Berikut ini adalah cara back up kotak surat Office 365 ke PST secara rutin dengan UBackit:
Mengekspor PST dari kotak surat Office 365 mungkin terlihat kompleks setelah panduan panjang ini, tetapi langkah-langkah di atas adalah langkah terbaik untuk melakukan proses back up email Anda. Simpan panduan ini untuk digunakan sebagai referensi di masa depan, dan atur jadwal backup rutin menggunakan Wondershare UBackit untuk mencegah kehilangan korespondensi penting.