Meskipun Anda dapat mengekspor Exchange mailbox secara manual ke PST, ini adalah proses yang sangat kompleks. Dengan kata lain, Anda akan membutuhkan pengetahuan teknologi yang luas untuk melakukan pekerjaan ini dengan sukses. Jika Anda adalah pengguna non-teknis, metode manual mungkin bukan yang terbaik.
Selain itu, metode manual sering kali tidak melibatkan akses ke opsi tingkat lanjut yang dapat membantu untuk proses tersebut. Terakhir, proses manual terlalu memakan waktu sehingga merepotkan dan membuat Anda rentan terhadap gangguan teknis dan kesalahan manusia.
Namun, jika Anda seorang ahli teknologi, berikut ini adalah cara mengekspor mailbox dari Exchange Server ke PST tanpa perlu bersusah payah untuk memastikan Anda tidak akan pernah kehilangan data email Anda yang berharga.
Anda mungkin perlu mengekspor Exchange Mailbox Anda ke file PST untuk kebutuhan ekspor, membackup Exchange Mailbox Server, atau tujuan lain yang berhubungan dengan bisnis.
Misalnya, seorang karyawan telah meninggalkan organisasi Anda, dan Anda perlu menyimpan dan mengarsipkan konten Mailbox mereka untuk tujuan kepatuhan, keamanan, dan privasi.
Ada banyak alasan untuk melakukannya yang bisa diuraikan di sini. Namun, berikut ini adalah tiga alasan utama untuk mempertimbangkan mengekspor Exchange Mailbox ke PST.
Mailbox Microsoft Exchange memiliki batas penyimpanan mailbox yang terbatas yang tergantung pada paket langganan Anda. Jika Anda membutuhkan lebih banyak konten di mailbox Anda, Anda dapat mengosongkan ruang penyimpanan dengan mengekspor data Exchange mailbox ke PST.
Selain membebaskan ruang untuk lebih banyak konten, mengekspor akan membantu Anda menjaga mailbox tetap rapi dan memungkinkan untuk mengimpor file apa pun sesuai dengan kebutuhan Anda. Selain itu, MS Exchange juga membatasi jumlah folder (termasuk jumlah item dalam setiap folder) yang dapat Anda simpan di mailbox Anda.
Jika Anda membutuhkan lebih banyak ruang di mailbox Anda untuk folder yang masuk, ekspor data folder Anda ke PST untuk mengosongkan ruang penyimpanan mailbox.
Persyaratan kepatuhan, mandat, dan peraturan yang berbeda sering kali mengharuskan Anda untuk menyimpan item mailbox tertentu atau seluruh data yang mungkin berkontribusi pada kasus hukum yang tertunda. Jadi, ekspor mailbox Anda dari Exchange Server ke PST untuk menyimpan file dengan aman atau menyimpannya untuk kepatuhan.
Ketika Anda membutuhkan versi backup mailbox untuk akses istimewa, Anda bisa membuat snapshot mailbox dan mengekspornya ke format PST untuk disimpan. Meskipun Anda bisa mempertimbangkan untuk membackup seluruh basis data Exchange Anda, Anda akan segera mendapati bahwa upaya Anda tidak efektif dan rentan terhadap kesalahan. Daripada membuang-buang waktu dan tenaga, membuat snapshot jauh lebih mudah dan efektif.
Untuk mengekspor Exchange mailbox Anda ke PST menggunakan perintah Powershell di Exchange Server 2010, 2013, 2016, atau 2019, ikuti langkah-langkah berikut:
Buat folder PST di drive C: lokal Anda untuk menyimpan data mailbox yang diekspor. Klik kanan folder tersebut, pilih Properties.
Lalu, pilih opsi Sharing di tab Properties, dan klik Advanced Sharing.
Centang kotak Share this folder dan buka tab Permissions.
Pilih opsi Exchange Trusted Subsystem pada tab Share Permissions dan centang kotak Change dan Read.
Langkah selanjutnya adalah mengekspor mailbox Anda ke PST di Exchange. Buat permintaan ekspor mailbox untuk mencantumkan semua mailbox di perusahaan Anda. Anda dapat mencantumkan hanya mailbox Anda jika Anda tahu namanya.
Gunakan kode ini untuk membuat daftar mailbox Anda:
Get-Mailbox -ResultSize Tidak Terbatas
Jalankan baris kode berikut ini dengan menggunakan parameter Alias di belakang - Mailbox untuk mengekspor ke PST:
New-MailboxExportRequest -Mailbox "amanda.morgan" -FilePath "\\ex01-2016\pst\amanda.morgan.pst"
Jalankan perintah ini untuk mengekspor massal Exchange Mailbox ke PST:
foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited)) {New-MailboxExportRequest -Mailbox $Mailbox.DisplayName -FilePath "\\ex01-2016\PST\$($Mailbox.Alias).pst"}
Itu saja; proses ekspor seharusnya selesai.
Berikut ini cara mengekspor Mailbox dari Exchange Server ke PST dengan Exchange Admin Center (EAC). Metode ini berlaku untuk semua versi Exchange dari 2007 hingga 2019. Apakah Anda menggunakan Exchange 2007, 2010, 2013, 2016, atau 2019, metode ini dapat membantu Anda menyelesaikan proses ekspor.
Jalankan EAC dan ikuti jalur ini: Recipients > Mailboxes > More options > Export to a PST file. Itu akan memulai panduan Ekspor ke file .pst.
Pada wizard ekspor, pilih mailbox Anda dan pilih apa yang ingin Anda lakukan dengan memilih salah satu dari opsi ini: Ekspor hanya isi mailbox ini atau Ekspor hanya isi arsip mailbox ini. Klik Next untuk mengonfirmasi tindakan Anda.
Tentukan jalur untuk mengekspor file .pst Anda dengan memasukkan jalur UNC dan klik Next.
Centang kotak yang bertuliskan Send email to the mailbox below when the .pst file has been exported dan tekan Finish untuk menyelesaikan ekspor.
Karena mengekspor Mailbox dari Exchange Server ke PST membutuhkan waktu yang lama, Anda dapat mempercepatnya secara signifikan dengan menggunakan alat otomatis pihak ketiga. Stellar Converter for EDB adalah salah satu contohnya, memungkinkan Anda mengonversi file EDB ke PST untuk mengekspor beberapa Exchange mailbox ke PST secara bersamaan.
Selain itu, alat ini memungkinkan Anda untuk mengekspor semua item Mailbox ke file PST, termasuk folder publik, jurnal, tugas, email, catatan, catatan, kalender, kontak, dan lampiran. Alat ini kompatibel dengan Exchange versi 5.5, 2000, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, dan 2019. Berikut cara menggunakan konverter Exchange Server EDB ke PST ini.
Jalankan Stellar Converter dan pilih dari dua opsi di menu utama: Hosted Exchange atau Offline EDB. Pilih opsi yang Anda butuhkan dan klik Browse.
Klik Find untuk mencari file EDB Anda. Pilih file yang ingin Anda konversi ke PST dan klik Next.
Alat Stellar Converter akan mempratinjau semua mailbox dalam file EDB.
Pilih folder mailbox yang ingin Anda ekspor, buka tab File, dan pilih Save. Itu akan mengekspor file mailbox Anda dalam format PST.
Tentukan di mana Anda ingin menyimpan file PST Anda dan klik Next. Alat Stellar Converter akan menyimpan file PST Anda di tempat yang ditentukan.
Panduan ini telah menunjukkan kepada Anda cara mengekspor exchange mailbox ke PST menggunakan beberapa metode. Meskipun Anda dapat melakukannya secara manual, lebih baik menggunakan kekuatan otomatisasi untuk menghemat waktu dan tenaga dan menjaga file Mailbox Anda tetap aman untuk disimpan.
Mengekspor file mailbox ke PST adalah salah satu cara terbaik untuk membuat beberapa backup data. Anda juga dapat menggunakan file yang diekspor untuk mengimpor mailbox baru ke akun Outlook lainnya. Daripada membuang waktu untuk mengekspor banyak mailbox secara massal, gunakan teknologi modern untuk menyelesaikan prosesnya tanpa kesalahan.